Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die synsugar GmbH als Betreiber der Plattform Klaaro / klaaro.ai. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website klaaro.ai sowie für das Produkt und die Dienste zur Umwandlung von Dokumenten in Datenbanken. Ihre Nutzung des Dienstes richtet sich nach unseren Nutzungsbedingungen.

Konto und Registrierung: Bei der Registrierung erheben wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen (von Ihrem Anmeldeanbieter oder aus dem Registrierungsformular). Bei E-Mail-Konten erfolgt die Anmeldung über Einmalcodes, die an Ihr Postfach gesendet werden. Wenn Sie sich mit einem Drittanbieter anmelden (z. B. Google), erhalten wir die von diesem Anbieter freigegebenen Profilinformationen (z. B. E-Mail, Name).

Nutzungsdaten: Wir erheben und verarbeiten die von Ihnen hochgeladenen Dokumente und Dateien, Ihre Pipeline-Konfiguration (z. B. Klassifizierungen, Schemata), die von Ihnen im Dienst gespeicherten extrahierten Daten sowie Informationen über Ihre Nutzung der API (z. B. aufgerufene Endpunkte für Nutzung und Kontingente).

Technische Daten: Wir erheben Ihre IP-Adresse, Ihren Browser bzw. User-Agent sowie Protokolle, die zu Sicherheits-, Betriebs- und Supportzwecken Anfrage-IDs, Zeitstempel und Routenkennungen enthalten können.

Cookies und ähnliche Technologien: Wir verwenden Session-Cookies (z. B. zur Authentifizierung über Supabase), Cookies zur Speicherung von OAuth-Tokens für verbundene Integrationen (Google Drive, OneDrive, Dropbox) sowie für die Einstellung der Seitenleiste. Gegebenenfalls setzen wir Analysedienste ein (z. B. Vercel Analytics), um zu verstehen, wie das Produkt genutzt wird; Einzelheiten finden Sie im Abschnitt „Cookies“ weiter unten.

Soweit die DSGVO Anwendung findet, verarbeiten wir Ihre Daten auf folgenden Grundlagen: (1) Vertrag — zur Erfüllung des von Ihnen angeforderten Dienstes. (2) Berechtigte Interessen — zu Sicherheit, Missbrauchsprävention, Produktverbesserung und Analyse, jeweils abgewogen gegen Ihre Rechte. (3) Einwilligung — soweit wir uns auf eine Einwilligung stützen (z. B. für bestimmte nicht notwendige Cookies oder ggf. Marketing), können Sie diese jederzeit widerrufen.

Wir verwenden die erhobenen Daten, um: den Dienst zu betreiben und bereitzustellen (einschließlich Authentifizierung, Dokumentenverarbeitung, KI-Extraktion und Speicherung); mit Ihnen über Ihr Konto und den Dienst zu kommunizieren; unser Produkt zu verbessern und neue Funktionen zu entwickeln; die Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch zu verhindern; gesetzliche Pflichten zu erfüllen; und, soweit einschlägig, zu Analysezwecken gemäß dieser Erklärung. Wir verwenden Ihre Dokumente oder extrahierten Daten nicht, um KI-Modelle Dritter oder öffentliche KI-Modelle zu trainieren.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben Daten nur weiter, soweit dies für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist, und zwar an folgende Kategorien von Auftragsverarbeitern:

• Vercel — Hosting, Blob storage und Analyse (Vereinigte Staaten; unterliegt angemessenen Schutzmaßnahmen).
• Supabase — Authentifizierung, Datenbank und Speicher (EU/EWR, soweit verfügbar).
• Mistral — OCR/Parsing von Dokumenten (gemäß deren Auftragsverarbeitungsbedingungen).
• KI-Anbieter — zur Klassifizierung und Extraktion (z. B. Google Gemini, OpenAI); die Verarbeitung erfolgt gemäß unseren Vereinbarungen mit diesen Anbietern und wir verwenden Ihre Inhalte nicht, um deren öffentliche Modelle zu trainieren.
• Resend — E-Mail-Versand (z. B. transaktionale und Produkt-E-Mails).
• Upstash — soweit eingesetzt (z. B. für Rate Limiting), gemäß deren Bedingungen und Standort.
• Sentry — Fehlerüberwachung und Performance-Diagnose (Datenspeicherung in der EU; kein Session Replay auf der öffentlichen Website).

Wir verpflichten Auftragsverarbeiter, Ihre Daten im Einklang mit dem geltenden Recht zu schützen. Wir können diese Liste aktualisieren; wesentliche Änderungen werden in dieser Erklärung oder auf einer gesonderten Auftragsverarbeiter-Seite berücksichtigt, die wir ggf. veröffentlichen.

Ihre Daten können im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) sowie in anderen Ländern verarbeitet werden, in denen unsere Auftragsverarbeiter tätig sind. Bei einer Übermittlung von Daten außerhalb des EWR stützen wir uns auf Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere nach geltendem Recht zulässige Mechanismen, um einen angemessenen Datenschutz sicherzustellen.

Wir speichern Kontodaten für die Dauer Ihres Kontos sowie für einen begrenzten Zeitraum nach dessen Schließung, soweit dies für Streitigkeiten, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder den Support erforderlich ist. Protokolle werden für einen begrenzten Zeitraum (z. B. bis zu 90 Tage) zu Sicherheits- und Betriebszwecken aufbewahrt. Dokumente und extrahierte Daten werden so lange gespeichert, wie Sie sie in Ihrem Konto behalten; bei Schließung Ihres Kontos oder auf Ihre Anfrage hin löschen wir Daten oder geben sie gemäß unseren Richtlinien und einem etwaigen geltenden Auftragsverarbeitungsvertrag zurück.

Wir setzen Zugriffskontrollen, Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand (soweit anwendbar) sowie sichere Entwicklungspraktiken ein, um Ihre Daten zu schützen. Ihre Dokumente und extrahierten Daten sind auf Ihr Team beschränkt und werden nicht verwendet, um KI-Modelle Dritter oder öffentliche KI-Modelle zu trainieren. Wenn Sie den Dienst innerhalb einer Organisation nutzen, kann Ihr Administrator die Teamdaten und den Zugriff verwalten.

Abhängig von Ihrem Standort haben Sie möglicherweise das Recht auf: Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten; Berichtigung falscher Daten; Löschung Ihrer Daten (Recht auf Vergessenwerden); Einschränkung der Verarbeitung; Datenübertragbarkeit; Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen; sowie Widerruf der Einwilligung, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Wenn Sie sich im EWR oder im Vereinigten Königreich befinden, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter der unten angegebenen Adresse. Wenn Sie in Kalifornien ansässig sind, stehen Ihnen möglicherweise Rechte nach dem CCPA/CPRA zu (z. B. Auskunft, Löschung und das Recht, dem „Verkauf“ personenbezogener Daten zu widersprechen); wir verkaufen keine personenbezogenen Daten im Sinne des CCPA.

Wir verwenden folgende Cookies:

• Session und Authentifizierung — notwendig für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung (z. B. Supabase Authentifizierungs-Cookies).
• OAuth-Tokens — in Cookies gespeichert, um verbundene Integrationen zu unterstützen (Google Drive, OneDrive, Dropbox); notwendig für die von Ihnen gewählte Funktionalität.
• Einstellungen — z. B. Zustand der Seitenleiste, zur Verbesserung Ihrer Nutzung (funktional).
• Analyse — sofern wir Analysedienste einsetzen (z. B. Vercel Analytics), nutzen wir diese, um die Produktnutzung zu verstehen; weitere Informationen und Widerspruchsmöglichkeiten finden Sie in Ihren Browser-Einstellungen oder über die Tools des Anbieters, wie in dessen Richtlinien beschrieben.

Sie können Cookies über Ihre Browser-Einstellungen verwalten oder blockieren; das Blockieren bestimmter Cookies kann die Funktionalität des Dienstes beeinträchtigen.

Der Dienst richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren (bzw. unter 13 Jahren in Rechtsordnungen, die dies vorsehen). Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass wir Daten eines Kindes erhoben haben, kontaktieren Sie uns bitte, und wir werden Maßnahmen ergreifen, um diese zu löschen.

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir veröffentlichen die aktualisierte Erklärung auf dieser Seite und passen das Datum „Zuletzt aktualisiert“ an. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie, soweit angemessen, per E-Mail oder über den Dienst benachrichtigen. Ihre fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach dem Inkrafttreten der Änderungen gilt als Annahme der aktualisierten Erklärung, sofern wir nach geltendem Recht keine ausdrückliche Einwilligung benötigen.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte kontaktieren Sie uns unter:

synsugar GmbH (Klaaro / klaaro.ai)

Datenschutz: privacy@klaaro.ai oder die in der Anwendung angegebenen Support-/Kontaktdaten.

Ihre Nutzung des Dienstes richtet sich nach unseren Nutzungsbedingungen.